Arkivfunktioner

• Incheckade filer hanteras i SiteBase dokumentarkiv och är ej möjliga att komma åt på annat sätt än via SiteBase.
• Varje incheckning resulterar i en ny arkivversion, alla tidigare versioner ligger kvar och kan enkelt granskas eller återställas om det skulle behövas.
• Arkivfunktionen ger möjlighet att jämföra dwg ritningar av olika revisioner, direkt i SiteBase granska flik kan ändringar granskas och med hjälp av revisionsmoln och färgmarkeringar.
• Arkivet gör det möjligt att jämföra olika versioner av Excel rapporter, nya uppgifter och ändringar färgmarkeras i listorna. Läs mer här: Externa rapporter (Excel)



Checka ut dokument

1. Klicka på Checka ut
2. En arbetsfil checkas ut från arkivet och placeras enligt sökvägen som är angiven på formuläret.
3. Dokumentet markeras som utcheckat med din signatur och låst för alla andra användare. Andra användare kan endast se den incheckade filen, inte den utcheckade arbetsfilen.

Checka ut till annan katalog

1. I vissa fall då användaren inte har tillgång till uppsatta sökvägar för arbetsfiler kan man vara tvungen att checka ut dessa till en annan katalog. Det kan t.ex. behövas om man sitter uppkopplad externt mot systemet och då saknar tillgång till standardsökvägarna.
2. Ange en alternativ katalog att checka ut genom att fylla i fältet Sökväg, spara därefter posten.
3. Fältet Beräknad sökväg kommer att visa den kompletta sökvägen där dokumentet hamnar.
4. Klicka på Checka ut
5. Arbetsfilen kommer att checkas ut enligt den angivna sökvägen.
6. När dokumentet senare checkats in bör uppgifterna som fylldes i fältet Sökväg raderas, därmed återställs den beräknade sökvägen till standardvärdet. I många fall sker det också automatiskt beroende på den uppsatta konfigurationen.

Checka in dokument

1. Spara och stäng dokumentet som ska checkas in.
2. Klicka på Checka in
3. En incheckningsdialog öppnas, fyll i eventuella uppgifter.
4. Tänk på att en revision som anges här inte automatiskt kommer att slå igenom på t.ex. en länkad ritning. Där rekommenderas det att först skapa revisionen i SiteBase, uppdatera ritningshuvudet och därefter checka in det.
5. Klicka på Checka in för att fortsätta
6. Dokumentet markeras som incheckat och arbetsfilen tas bort som standard, dokumentet blir därmed också tillgängligt för alla andra.



Checka in från annan katalog

1. På dokumentformuläret klicka på Bläddra och peka ut filen som ska checkas in, fältet sökväg kommer då att visa den nya sökvägen.
2. Klicka på  för att checka in den.
3. Kontrollera att uppgifterna i fältet Sökväg har tömts efter incheckningen, detta är ofta standarduppsättningen i systemet dock inte alltid...
4. Står uppgifterna där kvar så radera dem och spara posten.

Ångra utcheckning

1. Klicka på Ångra utcheckning
2. Arbetsfilen kommer att tas bort och arkivstatus ändras till incheckad
3. Ingen förändring i arkivhistoriken sker.

Visa och återställa gamla arkivversioner

På dokumentet formulärets flik Arkiv visas alla arkivversioner samt vilken dokumentrevision de tillhör.

• Markera en av raderna och tryck Granska för att visa den versionen i en ny flik.

1. Tryck Checka ut för att ta ut den som arbetsfil. (För att utföra denna funktion krävs att användaren har admin rättigheter inom kategorin)
2. Tryck sedan Checka in för att få den som senaste och gällande arkivversion.