Arbetsmoment samlas i Uppdrag som definieras i SiteBase skrivbordklient. Varje Uppdrag består av ett urval av Aktiviteter och SiteBase-poster som sedan delas ut till en Folder.

Kvittering genomförs i Activity, en web-applikation anpassad för mobiltelefoner. Varje användare får åtkomst till Activity genom en inbjudan och ser de uppdrag som delats ut till deras Foldrar.

Användare registrerar vilka Uppdrag de jobbar med och kvitterar allt eftersom de jobbar, eller i efterhand, vilket som passar bäst.

Uppföljning kan göras i realtid i SiteBase via uppdragets formulär.

Ett uppdrag (Job) består av en samling uppgifter som förväntas utföras av en viss grupp.

Varje Uppdrag ges ett namn och en uppdragsbeskrivning. Dessa kan stödjer funktionen Standard- och Alternativspråk.

Vad ska kontrolleras?

Varje Aktivitet definieras med en Benämning, Instruktion och en Aktivitetstyp.

Det finns två typer av Aktiviteter; Kontroller och inmatning av värden.

Kontroll

En kontroll kan sättas OK (Godkänd) eller Underkänd. Är kontrollen inte tillämplig (N/A) kan det också sättas och räknas i statistiken som godkänd.

Rapportera värde

Att rapportera ett värde innebär möjligheten att till exempel rapportera hur lång en kabelsträckning blev, eller vilket värde som uppmättes. Det rapporterade värdet kommer sparas på angiven Egenskap för den post som inrapporteringen gäller.

För varje uppdrag väljs en eller flera aktiviteter ut.

Detta standardiseras lätt med hjälp av Uppdragsmallar. En malls aktivitetslista kopieras till uppdraget med hjälp av knappen. Saknas någon av mallen aktiviteter kopieras dessa till uppdraget. För detta syfte räknas aktivitetens disciplin, kategori, och klass som en del av aktiviteten.

Varje vald aktivivitet kan begränsas till endast en viss del av posturvalet genom att styra disciplin, kategori, och klass. Exempelvis kan aktiviteten "Rapportera kabellängd" begränsas till endast kablar genom att sätta kategorin Kabel.

En Uppdragsmall har en benämning och beskrivning, och aktivitetsurvalet ser ut precis som uppdragets aktivitetsurval, med samma möjligheter till begränsningar.

Var Aktiviteterna ska genomföras, exempelvis för vilka pumpar, kablar, etc.

Det går att välja ut Objekt, Dokument, och Artiklar.

Urvalet för Uppdraget görs med hjälp av Filter, antingen allt som matchar ett filter, eller en delmängd av ett filter.

Varje filter har en benämning och en beskrivning. Görs mer avancerade filter rekommenderas en bra beskrivning av vad filtret åstadkommer.

Filtertyp

Varje filter använder en filtertyp för att bestämma för vilka poster filtret gäller; Objekt, Dokument, eller Artiklar.

Villkor

Filtrets villkor byggs allt eftersom och visas i textform under det grafiska byggverktyget. I Textformen kan kopieras mellan olika filter, till exempel om alla vilkor utom ett är lika, för att snabbt skapa de filter som önskas.

En Folder kan ses som en postlåda dit uppdrag delas ut. Vilka som kan se innehållet i Foldern (postlådan) bestäms av administratören för kvitteringsverktyget.

I vilken Folder uppdraget läggs bestäms då det delas ut.

Foldrar definieras i aktivitetsverktygets (app:ens) manager.

Genom att Dela ut ett uppdrag till en Folder görs det tillgängligt i app:en för att utföra kontroller.

Ett utdelat uppdrag är låst för förändring, det går inte längre att lägga till Aktiviteter eller Poster. För att kunna göra förändringar måste uppdraget tas tillbaka och hamnar då åter som ett Utkast.

Till kvitteringsapp:en, SiteBase Activity, finns ett tillhörande management-verktyg. Detta finns tillgängligt under http[...]/activity/manager/.

För att kunna se utdelade uppdrag behövs en Inbjudan. Denna skapas i manager-verktyget och består av en URL (också QR-kodad) som tillsammans med en kod (PIN) verifierar åtkomst till applikationen.

Varje inbjudan bestämmer signturen för kontroller gjorda med den inbjudan. Sålunda är det möjligt att välja mellan att skapa inbjudan för individer eller grupper av människor.

Mail är en väsentlig del av inbjudan då den används för att styra vilka uppdrag som kommer bli tillgängliga för den som får inbjudan. Den -används inte för att bestämma till vem inbjudan skickas, utan är ett praktiskt sätt att hålla reda på personer och företag. Det vill säga epostadressen behöver i praktiken inte vara giltig.

Normalt begränsas inbjudan till endast en registrering/användning, men kan också ställas in för att kunna användas obegränsat antal gånger.

En inbjudan kan alltså skickas i URL-form, via till exempel epost, eller skrivas ut som QR-kod för att enkelt kunna skannas, t.ex. av alla användare i ett arbetslag.

Foldrar definieras med ett namn, som också används då uppdrag delas ut, och en beskrivning.

För att innehållet i en folder ska bli tillgängligt för någon kontrollant måste den tilldelas en access som passar en inbjudan.

Mail används för att matcha en access mot en inbjudan. Exempelvis kan ett helt företags inbjudningar göras tillgängliga genom ett wildcard: *@company.com

Varje person som ska utföra en kvittering behöver vara en registrerad kontrollant genom att de använt en inbjudan. Flera personer kan använda samma inbjudan för kvittering, det vill säga det går utmärkt att göra en gemsamt inbjudan för en hel firma eller ett helt arbetslag om så önskas.

Varje kontrollant använder alltså en signatur som kan vara individuell eller delas med andra, beroende på hur inbjudningarna utformats.

Kvittering av kontroller görs från t.ex. en mobiltelefon, men kan också göras från skrivbordet i en web-läsare.

Det är möjligt att installera Activity som en web-applikation, både på en dator och mobil enhet.

Två listor visas först, tillgängliga uppdrag i den övre listan, och egna åtaganden i den undre.

Åtaganden görs genom att välja ett uppdrag ur listan med tillgängliga uppdrag och registreras med knappen Jobba med. Registreringen gäller per inbjudan och är synlig på uppdragets formulär i SiteBase.

I listan över åtaganden väljs sedan för vilket uppdrag som kvittenser ska göras, och arbetsvyn öppnas med knappen Påbörja.

När inga fler kontroller ska göras Återlämnas uppdraget med den knappen och åtagandet visas inte längre i SiteBase.

En lista över uppdragets samtliga poster som ska kontrolleras visas. Med hjälp av förstoringsglaset går det att söka i listan.

Klicka på en post för att gå till dess Kvitteringsvy.

I kvitteringsvyn vissas alla aktivteter som ska genomföras på den posten, och längst ned knappar för att godkänna, underkänna, eller mata in ett värde, samt skriva en kommentar.

Det effektivaste sättet att arbeta med aktivteter görs i denna vy.

Godkännande kan göras genom knapptryckning eller genom att svepa raden till höger.

För att kunna kvittera snabbare aktiveras nästa aktivitet i listan vid varje kvittering.

Med en lång knapptryckning kan alla aktiviter godkännas på en gång.

Underkännande görs genom knapptryckning eller genom att svepa raden till vänster.

Varje underkännade kräver en kommentar.

Det går att lägga till en bild till vald aktivitet genom att antingen ta en bild med kameran, eller ladda upp en bild från galleriet.

Inmatade värden sparas i aktivitetens inställda egenskap för varje post.

Det går att kommentera ett inmatat värde precis som en aktivitet.

Genom ett långt tryck, eller dubbeltryck, på en aktivtet visas en vy med alla händelser för den posten, med den senaste sist, längst ned.

Varje kvittering visas med datumstämpel, signatur och förändring.

Längst ned i vyn finns möjligheten att göra kvittering för, kommentera, eller lägga till en bild för valfri aktivitet.