Dokumentimport
Importfunktionen är ett mycket användbart verktyg för att snabbt och enkelt lägga in större mängder dokumentation. Funktionen skapar upp dokumentposter kopplade mot dokumentfilen och checkar därefter in dem i arkivet. Uppgifter i filnamnet kan läggas in som metadata på dokumentposten och enkelt anpassas vid importen.
Funktionen kan också användas för att uppdatera befintliga dokument med en ny filversion.
Importformuläret kan öppnas från dokumentformulären, programmenyn eller projektformulärets flik för projektdokument. Detta beroende på vilken typ av dokument som ska importeras.
Disciplin/kategori för dokumenten som ska läsas in. Har importen öppnats från ett dokumentkategori är fältet redan ifyllt.
Importfunktionen kan avläsa filnamnen på dokumenten som ska läsas in, det kan därför vara bra att hålla en enhetlig standard på filnamn samt vilken information det ska innehålla.
Lägg till filer Välja in filer för import, har samma funktion som att dra och släppa in filer i listan
Töm lista Tömmer alla rader i listan
Ta bort avklarade Tar bort alla inlästa rader
Visa/dölj kolumner Tänd upp nya kolumner eller släck ned sådana som inte används.
Starta import Drar igång dokumentimporten
Importfunktionen kan avläsa filnamnen på dokumenten som ska läsas in, det kan därför vara bra att hålla en enhetlig standard på filnamn samt vilken information det ska innehålla.
I exemplet benämns filerna: Objektnr_Klass_Beskrivning
- Välj kategori att importera till, har importen öppnats från dokumentformuläret är fältet förifyllt.
- Markera filer som ska importeras, dra sedan och släpp dem över fliken.
- Filerna listas i fliken och en förhandsgranskning visas över de vanligaste filtyperna. Genom att hovra med muspekaren över en miniatyr så visas dokumentet i ett större format.
- Vissa uppgifter fylls i automatiskt beroende på konfigurationen, exempelvis projektnummer, dokumentnummer osv.
- Anpassa Filnamnsmallen (formeln) så att den matchar filnamnen på det som ska importeras. Ändringar i formeln slår igenom direkt och visas dokumentlistans kolumner.
- Fyll i övriga fält som exempelvis Logisk förälder, Leverantör osv. Dessa val kan göra enkelt genom att markera flera rader i kolumnen och sedan välja in rätt uppgift på en av dem. Samtliga markerade får då också detta värde.
- Tryck Starta Import för att läsa in och skapa upp dokumentposter i SiteBase samt därefter checka in filerna i arkivet.
- Kontrollera importen och eventuella fel. Placera muspekaren över fel ikonen för att visa en fel-beskrivning.
- Korrigera fel och prova att göra en import igen. En grön ikon indikerar att det gått bra.
- Högerklicka på ett dokument i listan och välj Öppna för att öppna dess dokumentformulär.
Om man försöker importera ett dokument med samma filnamn som ett befintligt fås frågan om man vill importera det som en ny version av ett befintligt dokument.
Tryck Ja för att uppdatera det befintliga dokumentet med en ny version
Tryck Nej för att istället lägga upp ett nytt dokument
Sker ingen automatisk matchning så kan kolumnen Måldokument (Importera som ny revision) tändas upp genom att klicka på Visa/dölj kolumner.
I den nya kolumnen kan befintliga dokument pekas ut som ska ersättas med den nya revisionen.
- Importera en kategori åt gången
- Lägg ned tid på att hålla en strikt struktur på filnamn i de fall man avser att läsa ut information från det.
- Testa att importera enstaka dokument och kontrollera resultatet i SiteBase innan några större mängder importeras.
