Dokumentimport
Importfunktionen Àr ett mycket anvÀndbart verktyg för att snabbt och enkelt lÀgga in större mÀngder dokumentation. Funktionen skapar upp dokumentposter kopplade mot dokumentfilen och checkar dÀrefter in dem i arkivet. Uppgifter i filnamnet kan lÀggas in som metadata pÄ dokumentposten och enkelt anpassas vid importen.
Funktionen kan ocksÄ anvÀndas för att uppdatera befintliga dokument med en ny filversion.
ImportformulÀret kan öppnas frÄn dokumentformulÀren, programmenyn eller projektformulÀrets flik för projektdokument. Detta beroende pÄ vilken typ av dokument som ska importeras.
ImportformulÀr
Kategori
Disciplin/kategori för dokumenten som ska lÀsas in. Har importen öppnats frÄn ett dokumentkategori Àr fÀltet redan ifyllt.
Filnamnsformel
Importfunktionen kan avlÀsa filnamnen pÄ dokumenten som ska lÀsas in, det kan dÀrför vara bra att hÄlla en enhetlig standard pÄ filnamn samt vilken information det ska innehÄlla.
ï»ż
Knappar
LÀgg till filer VÀlja in filer för import, har samma funktion som att dra och slÀppa in filer i listan
Töm lista Tömmer alla rader i listan
Ta bort avklarade Tar bort alla inlÀsta rader
Visa/dölj kolumner TÀnd upp nya kolumner eller slÀck ned sÄdana som inte anvÀnds.
Starta import Drar igÄng dokumentimporten
ï»ż
Importera nya dokument
Importfunktionen kan avlÀsa filnamnen pÄ dokumenten som ska lÀsas in, det kan dÀrför vara bra att hÄlla en enhetlig standard pÄ filnamn samt vilken information det ska innehÄlla.
I exemplet benÀmns filerna: Objektnr_Klass_Beskrivning
- VÀlj kategori att importera till, har importen öppnats frÄn dokumentformulÀret Àr fÀltet förifyllt.
- Markera filer som ska importeras, dra sedan och slÀpp dem över fliken.
- Filerna listas i fliken och en förhandsgranskning visas över de vanligaste filtyperna. Genom att hovra med muspekaren över en miniatyr sÄ visas dokumentet i ett större format.
- Vissa uppgifter fylls i automatiskt beroende pÄ konfigurationen, exempelvis projektnummer, dokumentnummer osv.
- Anpassa Filnamnsmallen (formeln) sĂ„ att den matchar filnamnen pĂ„ det som ska importeras. Ăndringar i formeln slĂ„r igenom direkt och visas dokumentlistans kolumner.
- Fyll i övriga fÀlt som exempelvis Logisk förÀlder, Leverantör osv. Dessa val kan göra enkelt genom att markera flera rader i kolumnen och sedan vÀlja in rÀtt uppgift pÄ en av dem. Samtliga markerade fÄr dÄ ocksÄ detta vÀrde.
- Tryck Starta Import för att lÀsa in och skapa upp dokumentposter i SiteBase samt dÀrefter checka in filerna i arkivet.
- Kontrollera importen och eventuella fel. Placera muspekaren över fel ikonen för att visa en fel-beskrivning.
- Korrigera fel och prova att göra en import igen. En grön ikon indikerar att det gÄtt bra.
- Högerklicka pĂ„ ett dokument i listan och vĂ€lj Ăppna för att öppna dess dokumentformulĂ€r.
ï»ż
Importera och uppdatera befintliga dokument
Om man försöker importera ett dokument med samma filnamn som ett befintligt fÄs frÄgan om man vill importera det som en ny version av ett befintligt dokument.
Tryck Ja för att uppdatera det befintliga dokumentet med en ny version
Tryck Nej för att istÀllet lÀgga upp ett nytt dokument
Sker ingen automatisk matchning sÄ kan kolumnen MÄldokument (Importera som ny revision) tÀndas upp genom att klicka pÄ Visa/dölj kolumner.
I den nya kolumnen kan befintliga dokument pekas ut som ska ersÀttas med den nya revisionen.
Tips!
- Importera en kategori Ät gÄngen
- LÀgg ned tid pÄ att hÄlla en strikt struktur pÄ filnamn i de fall man avser att lÀsa ut information frÄn det.
- Testa att importera enstaka dokument och kontrollera resultatet i SiteBase innan nÄgra större mÀngder importeras.
ï»ż
