SB Link för Excel

Externa rapporter (Excel)

17min

Grunder

  • Externa rapporter baseras pĂ„ en Excel mall.
  • Rapporterna genereras med fördel direkt frĂ„n SiteBase men kan ocksĂ„ köras frĂ„n Excel.
  • Rapporter kan om de Ă€r rĂ€tt gjorda ocksĂ„ anvĂ€ndas för att lĂ€sa tillbaka data till SiteBase.

Generera Excel rapport

Excel rapporter skapas vanligtvis frĂ„n formulĂ€ret för externa rapporter men kan Ă€ven skapas fristĂ„ende direkt frĂ„n Excel. Mer om rapportfliken finns hĂ€r: Rapportflikï»ż

Document image
ï»ż

Rapportmall (1)

Pekar ut rapportmallen som ska anvÀndas.

Rapportfilter (2)

Vad som ska lÀsas ut till rapporten styrs av uppgifterna i Filter. I exemplet ovan: Instrument apparater & ventiler, {SB_Filter_Phase} anropar ett "popup" filter dÀr t.ex. etapp, avdelning osv. kan vÀljas.

Sortering (3)

Styr sorteringsordningen i rapporten

Parametrar (4)

Parametrar vanligtvis för gruppbrytning i listan samt brytning till ny flik och benÀmningen av denna.

Generera rapport (5)

SÀkerstÀll först att Excel inte Àr igÄng innan rapporten ska genereras. Tryck dÀrefter pÄ Skapa för att köra igÄng den, en ny fil skapas och sparas enligt den uppsatta sökvÀgen.

Document image
ï»ż

SiteBase Link meny

Document image
ï»ż

Report

Read data

AnvÀnds nÀr Excelrapporten genereras direkt frÄn Excel. För att detta ska fungera mÄste alla delar av rapportfiltret finnas i Properties-instÀllningarna pÄ rapporten.

Enklast och vanligast Àr att rapporten först genereras frÄn SiteBase, och dÀrefter vid behov kan uppgifterna hÀmtas om genom att vÀlja Read data.

Document image
ï»ż

Write data

Skriver tillbaka data till SiteBase, för att göra detta korrekt krÀvs att rapporten Àr gjord pÄ rÀtt sÀtt. Vissa funktioner som t.ex. # Specialfunktioner kan inte anvÀndas för att lÀsa tillbaka data.

Komplettera eller Àndra uppgifterna i Excel rapporten, undantaget posnummer, vanligtvis egenskapsvÀrden, beskrivningar osv.

Document image
ï»ż

Tryck sedan pÄ Write Data för att först göra en verifiering av vilka uppgifter som kommer att skrivas in. En dialog visar vilka uppgifter som kommer att Àndras, samt det nya vÀrdet och det tidigare vÀrdet.

Kontrollera uppgifterna och avmarkera eventuella rader som inte ska vara med i kolumnen Save. Starta importen sedan genom att trycka Commit. Uppgifterna lÀses in och godkÀnda rader grön markeras och fÄr status ok.

Document image
ï»ż

Information

Document Information

ï»ż

Save DocInfo

Sparar uppgifter frÄn sidhuvud/sidfot i en separat flik, DocInfo

ï»ż

Compare Revisions

En mycket anvÀndbar funktion för att jÀmföra versioner av Excel rapporter. Skillnader i versionerna markeras med olika fÀrg beroende pÄ om det Àr en Àndrad uppgift eller helt ny.

För att fungera krĂ€vs att rapportmallen Ă€r definierad med stöd för jĂ€mförelse samt att versionen man vill jĂ€mföra mot Ă€r incheckad i arkivet. LĂ€s mer under: Definitionerï»ż

Nedan ett förslag pÄ arbetsflöde:

  1. AnvÀnd arkivfunktionen, rapporter som man önskar jÀmföra mot mÄste vara incheckade.
  2. Skapa en ny revision pÄ Excel rapporten
  3. Generera rapporten igen, svara ok pÄ frÄgan om dokumentet ska markeras som utcheckad.
  4. Tryck Compare Revisions
  5. VÀlj en tillgÀnglig arkivversion frÄn listan och tryck ok.
Document image
ï»ż

6. En jÀmförelse kommer att göras och Excel listan fÀrgmarkeras. 7. Nya uppgifter markeras grönt och Àndrade uppgifter orange 8. Varje rad med en förÀndring markeras med rapportens revision i kolumnen Rev. 9. Revision fliken skapas och visar en sammanstÀllning över alla Àndringar.

10. Spara och checka in den uppdaterade listan.

Document image
ï»ż

Tools

Show templates

TÀnder upp alla dolda templates flikar, de som anvÀnds för genereringen.

Delete templates

Raderar templates flikar

Clear Hyperlinks

ï»ż

Save / Load Page Setup

ï»ż

Edit document

Öppnar det aktuella rapportformulĂ€ret i SiteBase.

Comment to cell

Kopierar Kommentar/Anteckning till cell text

Cell to comment

Kopierar uppgifter i cellen till en Kommentar/Anteckning

ï»ż