SB Link för Word

Guide

15min

Det finns två varianter av kopplingar mot SiteBase, en dynamisk som kan uppdateras upprepade gånger och en statisk som endast uppdateras då dokumentet skapas. Båda typerna av länkar kan användas på en och samma rapport.

Statiska länkar

  • Använder kommentarer för länkfrågan.
  • Kan endast uppdateras en gång då dokumentet skapas, därefter försvinner kopplingen.
  • Enkla att skapa och underhålla
  • Används oftast för själva huvudinnehållet i dokumentet.
  • Kan t.ex. användas för funktionsspecifikationer

Dynamiska länkar

  • Baseras på anpassade dokumentegenskaper.
  • Kan uppdateras med data obegränsat antal gånger.
  • Måste sättas upp i flera steg vilket gör dem lite krångligare att hantera.
  • Används främst för uppgifter i sidhuvud och sidfot som t.ex. revisionsdatum, signaturer, etc.
  • Kan användas för att generera allmänna Word dokument med en koppling mot sidhuvudet för att visa dokumentuppgifter, revision osv.

Statiska länkar

Skapa statisk länk

  • Infoga en text (ett ord) på dokumentet som ska ersättas med data från SiteBase.
  • Texten kan valfritt placeras och formateras.
  • För få en "fri text" måste den omslutas av tecknen <xxx>. Saknas dessa placeras den i tabellformat.
  • Markera texten, högerklicka i den och välj "Ny kommentar".
  • En kommentar skapas och blir automatiskt märkt med signatur och datum.
  • I kommentarstexten fylls själva frågan i, den inleds alltid med område (se tabell nedan) därefter tecknen := och slutligen själva länkfrågan.

Områden

Beroende på vilka data som ska tas ut och i vilken ordning finns följande områden definierade. Varje länkfråga som skrivs in som kommentar måste inledas av någon av dessa, därefter tillkommer := och slutligen själva frågan.

Område

Anmärkning

SB_Header

Inledande del i rapporten t.ex. posnr. och beskrivning på ett objekt.

SB_Detail

Detaljområde t.ex. alla noteringar på objektet.

SB_Footer

Avslutande del t.ex. en heldragen linje för att markera ett avslut.



Länkfrågor

Här är några exempel på länkfrågor. Kolumnen Text är ordet som fylls i på dokumentet och som ska länkas mot det som står i kolumnen Kommentar. Omges det av <> tecken sätts texten in fritt, utan dessa tecken sätts texten in i tabellform. Mer om länkfrågor och syntax finns här Länkfrågor (Link syntax)

Text

Kommentar

Resultat

<TAG No>

SB_Header

Statisk text, från dokumentet

<DB-Detail>

SB_Detail: ="Properties"

Statisk text, från länkfrågan

<DB>

SB_Header: ="[POSP]"

Posnr för aktuellt objekt.

<DB>

SB_Header: ="[#Description@-|]"

Objektbeskrivning, rad 1

<DB-Detail>

SB_Detail: ="[§NOT{10}:Description]"

Rubrik, notering nr 10

<DB-Detail>

SB_Detail: ="[§NOT{10}:Note]"

Text, notering nr 10

DB-Detail

SB_Detail: ="Alarm (L/H)"

Statisk text, i tabellform

DB-Detail

SB_Detail: ="[!1002]"

Värdet i egenskap nr 1002, i tabellform

Exempel

Nedan ett par exempel från en rapport som följer med SiteBase Demo databasen. Denna mall finns också att ladda ner från: Word mallar

Resultat
Resultat

Definition
Definition


En del av rapporten presenteras i tabellform. Normalt sker ingen visning av kantlinjerna, i exemplet har dessa tänds upp i efterhand.

Resultat
Resultat

Defintion
Defintion




Dynamiska länkar

Baseras på anpassade Word dokumentegenskaper (DocProperty), dessa måste i ett första steg definieras och därefter infogas som fält i dokumentet.

Skapa dokumentegenskaper (DocProperty)

  • På Word dokumentet välj Arkiv fliken
  • Välj Info
  • Klicka på Egenskaper och välj därefter Avancerade egenskaper.
Arkivfliken i Word
Arkivfliken i Word

  • Formuläret för att hantera egenskaper öppnas
  • Välj fliken Anpassade
Anpassade egenskaper
Anpassade egenskaper


För varje dynamiskt fält som ska kopplas mot SiteBase krävs två egenskaper som måste vara korrekt namngivna.  SBDL_name - Länkfrågan, inleds alltid av SBDL_ därefter ett valfritt namn.  SBDV_name - Värdet, själva resultatet från frågan. Inleds alltid av SBDV_ och namn (samma som ovan)

Namn

Typ

Värde

Anmärkning

SBDL_CreateSign

Text

DocCreateSign

Länkfråga, hämtar fältet DocCreateSign i SiteBase

SBDV_CreateSign

Text

-CreateSign-

Dummy text som ersätts med resultatet från frågan









SBDL_CreateDate

Text

=format("[DocCreateDate]]","yyyy-MM-dd")

Hämtar fältet DocCreateDate och formaterar det till lämpligt format.

SBDV_CreateDate

Text

-CreateDate-

Dummy text som ersätts med resultatet från frågan

Infoga fält

När dokumentegenskaper är skapade är det dags att infoga dessa i fält på dokumentet.

  • Från fliken Infoga och gruppen Text
  • Välj Snabbdelar och därefter Fält.
Document image

  • Välj gruppen DocProperty där egenskaperna som skapades ska finnas.
  • Välj någon av egenskaper som inleds med SBDV_ (endast dessa som innehåller värdet från frågan)
  • När egenskapen är insatt ska texten som fylldes i på SBDV_ visas i fältet. T.ex. -CreateDate-
Document image


Properties

Properties inställningarna är tillgängliga under SiteBase menyn. Den övre delen består av några skrivskyddade fält som visar info om den senaste genereringen. Är fälten tomma är rapporten inte körd eller så har tidigare länk brutits.

Properties
Properties


Application (read-only) Visar vilken AppServer eller AIA som dokumentlänken pekar mot. Database (read-only) Visar databas som länken pekar mot. Document (read-only) Visar ID nr på dokumentposten som rapporten är länkad mot. Select Statement - SQL En SQL fråga som ger rapporten de grunddata som ska hämtas från SiteBase. Frågan patchas med värden från rapportformuläret och kan på så vis styras helt och hållet från det utan att ändra i frågan. Patchningen sker via några fördefinierade variabler

Obs!

Word rapporter är ofta singelspecifikationer som är kopplade mot endast ett objekt i SiteBase, i dessa fall krävs då ingen SQL-fråga och fältet kan lämnas tomt.



Data typ Måste anges om rapporten innehåller länkfrågor med relationsvandringar. Vanliga värden är:

Variabel

Funktion

SB_OBJECT

För rapporter som är baserade på objektsregistret

SB_DOCUMENT

För rapporter som är baserade på dokumentregistret

SB_ARTICLE

För rapporter som är baserade på artikelregistret

Needs document Innebär att mallen måste köras från SiteBase. Övriga kryssrutor fyller ingen funktion i Word utan avser Excel.