Det finns två varianter av kopplingar mot SiteBase, en dynamisk som kan uppdateras upprepade gånger och en statisk som endast uppdateras då dokumentet skapas. Båda typerna av länkar kan användas på en och samma rapport.

Statiska länkar

• Använder kommentarer för länkfrågan.
• Kan endast uppdateras en gång då dokumentet skapas, därefter försvinner kopplingen.
• Enkla att skapa och underhålla
• Används oftast för själva huvudinnehållet i dokumentet.
• Kan t.ex. användas för funktionsspecifikationer

Dynamiska länkar

• Baseras på anpassade dokumentegenskaper.
• Kan uppdateras med data obegränsat antal gånger.
• Måste sättas upp i flera steg vilket gör dem lite krångligare att hantera.
• Används främst för uppgifter i sidhuvud och sidfot som t.ex. revisionsdatum, signaturer, etc.
• Kan användas för att generera allmänna Word dokument med en koppling mot sidhuvudet för att visa dokumentuppgifter, revision osv.

Statiska länkar

Skapa statisk länk

• Infoga en text (ett ord) på dokumentet som ska ersättas med data från SiteBase.
• Texten kan valfritt placeras och formateras.
• För få en "fri text" måste den omslutas av tecknen <xxx>. Saknas dessa placeras den i tabellformat.
• Markera texten, högerklicka i den och välj "Ny kommentar".
• En kommentar skapas och blir automatiskt märkt med signatur och datum.
• I kommentarstexten fylls själva frågan i, den inleds alltid med område (se tabell nedan) därefter tecknen := och slutligen själva länkfrågan.

Områden

Beroende på vilka data som ska tas ut och i vilken ordning finns följande områden definierade. Varje länkfråga som skrivs in som kommentar måste inledas av någon av dessa, därefter tillkommer := och slutligen själva frågan.



Länkfrågor

Här är några exempel på länkfrågor. Kolumnen Text är ordet som fylls i på dokumentet och som ska länkas mot det som står i kolumnen Kommentar. Omges det av <> tecken sätts texten in fritt, utan dessa tecken sätts texten in i tabellform. Mer om länkfrågor och syntax finns här Databas-frågor (Link syntax)

Exempel

Nedan ett par exempel från en rapport som följer med SiteBase Demo databasen. Denna mall finns också att ladda ner från: Word mallar

En del av rapporten presenteras i tabellform. Normalt sker ingen visning av kantlinjerna, i exemplet har dessa tänds upp i efterhand.



Dynamiska länkar

Baseras på anpassade Word dokumentegenskaper (DocProperty), dessa måste i ett första steg definieras och därefter infogas som fält i dokumentet.

Skapa dokumentegenskaper (DocProperty)

• På Word dokumentet välj Arkiv fliken
• Välj Info
• Klicka på Egenskaper och välj därefter Avancerade egenskaper.

• Formuläret för att hantera egenskaper öppnas
• Välj fliken Anpassade

För varje dynamiskt fält som ska kopplas mot SiteBase krävs två egenskaper som måste vara korrekt namngivna.  SBDL_name - Länkfrågan, inleds alltid av SBDL_ därefter ett valfritt namn.  SBDV_name - Värdet, själva resultatet från frågan. Inleds alltid av SBDV_ och namn (samma som ovan)

Infoga fält

När dokumentegenskaper är skapade är det dags att infoga dessa i fält på dokumentet.

• Från fliken Infoga och gruppen Text
• Välj Snabbdelar och därefter Fält.

• Välj gruppen DocProperty där egenskaperna som skapades ska finnas.
• Välj någon av egenskaper som inleds med SBDV_ (endast dessa som innehåller värdet från frågan)
• När egenskapen är insatt ska texten som fylldes i på SBDV_ visas i fältet. T.ex. -CreateDate-

Properties

Properties inställningarna är tillgängliga under SiteBase menyn. Den övre delen består av några skrivskyddade fält som visar info om den senaste genereringen. Är fälten tomma är rapporten inte körd eller så har tidigare länk brutits.

Application (read-only) Visar vilken AppServer eller AIA som dokumentlänken pekar mot. Database (read-only) Visar databas som länken pekar mot. Document (read-only) Visar ID nr på dokumentposten som rapporten är länkad mot. Select Statement - SQL En SQL fråga som ger rapporten de grunddata som ska hämtas från SiteBase. Frågan patchas med värden från rapportformuläret och kan på så vis styras helt och hållet från det utan att ändra i frågan. Patchningen sker via några fördefinierade variabler



Data typ Måste anges om rapporten innehåller länkfrågor med relationsvandringar. Vanliga värden är:

Needs document Innebär att mallen måste köras från SiteBase. Övriga kryssrutor fyller ingen funktion i Word utan avser Excel.