Definitioner



Förutsättningar

• Mallen ska vara korrekt formaterad, utgå från en av mallarna som finns längre ned i detta avsnitt. Import/Export mallar
• Rapportfilter anges i några fasta celler i kolumn C, rad 3-7
• Kolumn A är reserverad för statusmeddelanden från import
• Rad 10 är rubrikraden där länksyntax kan fyllas i. Rad 8-9 kan fyllas i valfritt
• Kolumn B är vanligtvis posnummer (POSP) och det fält i databasen som en import försöker matcha mot. Rubriken på rad 9 i denna kolumn ska vara angiven till "Match"



Länkar

Vanligtvis görs import & export direkt mot ett fält på posterna genom att i rubrikraden (rad 10) fylla i fältnamnen. För egenskaper ska värdet inledas med ett utropstecken, exempelvis !1226

Relationer

Det är möjligt att använda relationsfrågor § vid import & export, undantaget är 'Match' kolumnen. Specialfunktioner som inleds med # kan dock inte användas.

Uppslag mot specifik typ

Vid förändring eller skapande av data via Excel finns det utökad funktionalitet för att slå upp rätt objekt/dokument/klass/artikel. Orsaken är att databasen kan innehålla dubbletter, speciellt när det gäller klasser och artiklar. Länkfält för objekt/dokument/klass/artikel kan filtreras med exempelvis Discipline och Category. Använd @-tecknet före filtervärdet och placera det i kolumnen direkt efter länkfältet.

I exemplet nedan säkerställs att artiklarna som väljs in kommer från rätt disciplin och kategori.



Matcha mot flera fält

I vissa fall krävs att matchningen görs mot flera fält för att kunna göra en önskad import. Det gäller exempelvis för dokumentblad som måste matchas mot både dokumentnummer och bladnummer.





Några tips att följa

• Alla kolumner i Excelarket bör vara formaterade som "Text". Orsaken är att det finns automatiska formateringar i Excel exempelvis för datum som annars kan tolkas fel vid importen.
• Formler för att beräkna fram värden som ska importeras är möjliga att använda. Formatera kolumnen för beräkning till "General". Exempelvis kan en formel sättas upp i "Match" kolumnen som beräknar fram POSP utifrån uppgifter på kolumnerna för nyckelfälten.
• För att markera eller avmarkera en kryssrutan används -1 = Markerad eller 0 = Avmarkerad.
• För att radera en uppgift i SiteBase kan tecknet ' (Apostrof) användas.