---
title: Externa rapporter (Excel)
slug: link/externa-rapporter-excel
docTags: 
createdAt: 2021-04-15T10:23:20.000Z
---

# Grunder

- Externa rapporter baseras på en Excel mall.
- Rapporterna genereras med fördel direkt från SiteBase men kan också köras från Excel.
- Rapporter kan om de är rätt gjorda också användas för att läsa tillbaka data till SiteBase.

## Generera Excel rapport

Excel rapporter skapas vanligtvis från formuläret för externa rapporter men kan även skapas fristående direkt från Excel.
Mer om rapportfliken finns här: [Rapportflik](docId\:TjUmWH9Jq-Qkda3GJfdWG) 

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/nKzxG9INthmsQDNyzaaO6_create-reports.png)

### Rapportmall (1)

Pekar ut rapportmallen som ska användas.

### Rapportfilter (2)

Vad som ska läsas ut till rapporten styrs av uppgifterna i Filter. 
I exemplet ovan: Instrument apparater & ventiler, \{SB\_Filter\_Phase} anropar ett "popup" filter där t.ex. etapp, avdelning osv. kan väljas.


### Sortering (3)

Styr sorteringsordningen i rapporten

### Parametrar (4)

Parametrar vanligtvis för  gruppbrytning i listan samt brytning till ny flik och benämningen av denna.

### Generera rapport (5)

Säkerställ först att Excel inte är igång innan rapporten ska genereras.
Tryck därefter på ***Skapa*** för att köra igång den, en ny fil skapas och sparas enligt den uppsatta sökvägen.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/m3crGg5WrRYZgEFtASZ8j_report.png)

# SiteBase Link meny

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/ZDt_CFVLh516SYJp6Dq07_image.png)

## Report

### Read data

Används när Excelrapporten genereras direkt från Excel. För att detta ska fungera måste alla delar av rapportfiltret finnas i Properties-inställningarna på rapporten.

Enklast och vanligast är att rapporten först genereras från SiteBase, och därefter vid behov kan uppgifterna hämtas om genom att välja Read data.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/0ZTXY8EJ2PE1iY7WKDVw3_report1.png)

### Write data  

Skriver tillbaka data till SiteBase, för att göra detta korrekt krävs att rapporten är gjord på rätt sätt.
Vissa funktioner som t.ex. # Specialfunktioner kan inte användas för att läsa tillbaka data.

Komplettera eller ändra uppgifterna i Excel rapporten, undantaget posnummer, vanligtvis egenskapsvärden, beskrivningar osv.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/vQeHtew5iHm0KrR_8qzqS_report2.png)

Tryck sedan på Write Data för att först göra en verifiering av vilka uppgifter som kommer att skrivas in. En dialog visar vilka uppgifter som kommer att ändras, samt det nya värdet och det tidigare värdet.

Kontrollera uppgifterna och avmarkera eventuella rader som inte ska vara med i kolumnen Save.
Starta importen sedan genom att trycka Commit. Uppgifterna läses in och godkända rader grön markeras och får status ok.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/QYNIXyhf_Vf7x1n8c-xPr_report3.png)

## Information

### Document Information

Uppdaterar sidhuvud och sidfot på alla flikar med den informationen som finns på mallfliken DocInfo. Saknas den mallen händer ingenting. Saknas mallen kan den skapas med hjälp av menyvalet "Save DocInfo"

### Save DocInfo

Sparar uppgifter från sidhuvud/sidfot i en separat flik, DocInfo. 

Observera att den skapas som ett gömt ark för det är en mall. För att visa den använder man menyvalet "Show Templates".

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/ThwL-SmAxBWoDxabdOuwF_image.png)

Informationen i DocInfo kan sedan användas för att uppdatera sidhuvud/fot på alla flikar med hjälp av menyvalet "Document Information".

### Compare Revisions

En mycket användbar funktion för att jämföra versioner av Excel rapporter. Skillnader i versionerna markeras med olika färg beroende på om det är en ändrad uppgift eller helt ny.

För att fungera krävs att rapportmallen är definierad med stöd för jämförelse samt att versionen man vill jämföra mot är incheckad i arkivet.
Läs mer under: [Definitioner](docId\:h5ckY3N6HUsM-wavxO-Qg) 

Nedan ett förslag på arbetsflöde:

1. Använd arkivfunktionen, rapporter som man önskar jämföra mot måste vara incheckade.
2. Skapa en ny revision på Excel rapporten
3. Generera rapporten igen, svara ok på frågan om dokumentet ska markeras som utcheckad.

4. Tryck ***Compare Revisions***
5. Välj en tillgänglig arkivversion från listan och tryck ok.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/eGkfMum_N5Ps42KvhzEPy_compareversion.png" size="60" width="561" height="224" position="flex-start" showCaption="false"}

     6\. En jämförelse kommer att göras och Excel listan färgmarkeras.
     7\. Nya uppgifter markeras grönt och ändrade uppgifter orange
     8\. Varje rad med en förändring markeras med rapportens revision i kolumnen Rev.
     9\. ***Revision*** fliken skapas och visar en sammanställning över alla ändringar. 

    10\. Spara och checka in den uppdaterade listan.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/yePEKm1oq9OQdn0laEcyX/pxBay14bOpVBfv8vcARMH_comparerevisions.png)

## Tools

### Show templates

Tänder upp alla dolda templates flikar, de som används för genereringen.

### Delete templates

Raderar templates flikar

### Clear Hyperlinks



### Save / Load Page Setup



### Edit document

Öppnar det aktuella rapportformuläret i SiteBase.

### Comment to cell

Kopierar Kommentar/Anteckning till cell text

### Cell to comment

Kopierar uppgifter i cellen till en Kommentar/Anteckning